Kayıp Arabuluculuk Belgelerinin Hukuki Niteliği, Saklanma Süreleri ve Yeniden Temin Edilme Adımları
Hukuki uyuşmazlıkların çözümünde hızlı, ekonomik ve gizlilik esasına dayalı bir yöntem olan arabuluculuk, günümüzde hem dava şartı (kanun gereği dava açmadan önce başvurulması zorunlu olan) hem de ihtiyari (tarafların kendi istekleriyle başvurduğu) uyuşmazlıklarda sıklıkla tercih edilmektedir. Sürecin sonunda tarafların anlaşması veya anlaşamaması durumunda düzenlenen arabuluculuk tutanağı, uyuşmazlığın akıbetini belirleyen en kritik resmi belgedir. Anlaşma durumunda bu belge, mahkeme kararı (ilam) gücünde bir nitelik taşır. Ancak çeşitli sebeplerle taraflardan biri veya her ikisi bu önemli belgeyi kaybedebilir. Bu noktada vatandaşların en çok endişe ettiği husus, hak kaybına uğrayıp uğramayacaklarıdır. Hukuk sistemimiz ve arabuluculuk mevzuatı, arabulucu tutanaklarının kaybolması durumunda tarafların mağduriyet yaşamaması için son derece net ve güvenilir bir arşivleme mekanizması kurmuştur. Belgenizi kaybetmeniz halinde, hukuki geçerliliği tamamen aynı olan onaylı suret (aslı gibidir yapılmış kopyası) temin etmeniz mümkündür.
Arabuluculuk sürecini yürüten uzman, dosyanın başından sonuna kadar hazırlanan tüm evrakları, davet mektuplarını ve en önemlisi son tutanak belgesini düzenli bir şekilde arşivlemekle yükümlüdür. Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu (HUAK) yönetmeliğine göre arabulucu, uhdesindeki dosyaya ait tüm belgeleri 5 yıl boyunca saklamak zorundadır. Bu süre zarfında belgenin aslına uygun olarak saklanması, tarafların sonradan ortaya çıkabilecek belge taleplerinin karşılanması açısından hayati bir öneme sahiptir. Eğer elinizdeki anlaşma belgesini veya son tutanağı kaybettiyseniz, panik yapmanıza gerek yoktur. Belgenin bir kopyasını yasal yollarla tekrar elde etmek için izlemeniz gereken adımlar şunlardır:
- Öncelikle süreci yürüten arabulucu ile iletişime geçmelisiniz. Arabulucu, kendi fiziksel veya dijital arşivinden belgenin bir kopyasını çıkararak üzerine kendi kaşesini ve imzasını atıp size “onaylı suret” olarak teslim edebilir.
- Eğer arabulucuya ulaşamıyorsanız veya aradan çok uzun bir zaman geçmişse, işlemin yapıldığı adliyedeki Arabuluculuk Bürosu’na başvurabilirsiniz. Arabulucular, süreci tamamladıklarında evrakları Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi (UYAP) üzerinden büroya iletmekle mükelleftir.
- Tarafı olduğunuz arabuluculuk dosyalarına E-Devlet şifreniz ile giriş yaparak Vatandaş UYAP Portalı üzerinden dijital olarak erişebilir, elektronik imzalı arabuluculuk tutanağı kopyasını bilgisayarınıza indirebilirsiniz.
İhtiyari Arabuluculuk Tutanağının İptali ve İrade Fesadı Durumu yazımızı okumak için
Belgenin yeniden temini aşamasında dikkat edilmesi gereken bir diğer husus ise, belgenin icra takibine konu edilip edilmeyeceğidir. Eğer karşı taraf anlaşma şartlarına (örneğin bir ödeme takvimine) uymazsa, elinizdeki tutanağı icraya koymanız gerekecektir. Bunun için tutanağa mahkemeden “icra edilebilirlik şerhi” (belgenin mahkeme kararı gibi zorla icra dairesi kanalıyla yerine getirilebileceğini onaylayan mahkeme yazısı) alınması gerekebilir. Orijinal belgeyi kaybetseniz dahi, arabulucudan veya bürodan alacağınız onaylı suret ile icra edilebilirlik şerhi talep edebilir ve hukuki haklarınızı eksiksiz bir şekilde kullanmaya devam edebilirsiniz. Sistem, arabuluculuğun şeffaflık ve güvenilirlik ilkelerini koruyacak şekilde, evrak kaybı nedeniyle hak kaybı yaşanmasını tamamen engellemektedir.
İşçi ve İşveren Arasındaki Anlaşma Belgesinin Kaybolması
Bir üretim fabrikasında beş yıl boyunca çalışan işçi Ahmet Bey, işten çıkarılmasının ardından kıdem tazminatı, ihbar tazminatı ve fazla mesai alacakları için eski işvereniyle dava şartı arabuluculuk sürecinde masaya oturmuştur. Görüşmeler olumlu sonuçlanmış ve taraflar, işverenin toplam alacağı üç taksit halinde ödemesi yönünde anlaşarak son tutanak belgesini imzalamışlardır. Ancak Ahmet Bey, ev taşıma telaşı sırasında arabulucudan aldığı ıslak imzalı orijinal belgeyi kaybetmiştir. İşveren ilk iki taksiti ödemiş, ancak son taksiti ödemekte temerrüde (gecikmeye) düşmüştür. Ahmet Bey, elinde belge olmadığı için icra takibi başlatamayacağını düşünerek endişeye kapılmıştır. Hemen süreci yürüten arabulucu ile telefonla iletişime geçmiştir. Arabulucu, yasal 5 yıl saklama süresi dolmadığı için arşivinden dosyanın bir kopyasını çıkarmış, üzerine “Aslı Gibidir” kaşesi basarak imzalayıp Ahmet Bey’e teslim etmiştir. Ahmet Bey, bu onaylı suret ile icra dairesine başvurarak son taksitinin tahsilini sağlamış ve hiçbir hak kaybı yaşamadan hukuki sürecini tamamlamıştır.
İş Davaları ve Ticari Davalarda Zorunlu Arabuluculuk yazımızı okumak için
Sıkça Sorulan Sorular
Arabulucu, dosyadaki tutanak ve evrakları kaç yıl saklamakla yükümlüdür?
Arabuluculuk kanunu ve ilgili yönetmelikler gereğince, arabulucu sürece dair hazırlanan son tutanağı ve diğer tüm evrakları, sürecin sona erdiği tarihten itibaren tam 5 yıl boyunca güvenli bir şekilde saklamak zorundadır.
Kaybettiğim belgenin onaylı sureti, hukuki işlemlerde aslı yerine geçer mi?
Evet, kesinlikle geçerlidir. Arabulucu tarafından aslına uygun olduğu onaylanarak kaşelenen ve imzalanan “onaylı suret”, icra dairelerinde, mahkemelerde ve tüm resmi kurumlarda orijinal belgenin taşıdığı hukuki gücün ve ispat niteliğinin aynısına sahiptir.
Arabulucuya ulaşamadığım durumlarda belgemi başka nereden temin edebilirim?
Eğer arabulucuya ulaşamıyorsanız, arabuluculuk görüşmelerinin kaydedildiği adliyedeki Arabuluculuk Bürosu’na başvurabilirsiniz. Ayrıca e-Devlet üzerinden giriş yapabileceğiniz UYAP Vatandaş Portalı üzerinden de tarafı olduğunuz dosyalara ve elektronik imzalı tutanaklara dilediğiniz an erişebilirsiniz.
Anlaşamama tutanağını kaybedersem dava açma hakkım kaybolur mu?
Hayır, dava açma hakkınız kaybolmaz. Dava şartı olan dosyalarda dava açarken arabuluculuk anlaşamama tutanağının aslı veya arabulucu tarafından onaylanmış sureti mahkemeye sunulmalıdır. Belgeyi kaybetseniz dahi arabulucudan, bürodan veya UYAP sisteminden onaylı suret alarak davanızı açabilirsiniz.
