Hukuki Boyutu ve Uygulama Şartlarıyla Arabuluculukta E-İmza Kullanımı
Teknolojinin gelişmesi ve dijital dönüşümün hız kazanması, hukuki süreçleri de doğrudan etkilemiştir. Geleneksel yöntemlerle yürütülen uyuşmazlık çözüm yöntemleri, artık dijital platformlara taşınmaktadır. Bu kapsamda en çok merak edilen konulardan biri de arabuluculuk süreçlerinin tamamen elektronik ortamda yürütülüp yürütülemeyeceğidir. Türkiye Cumhuriyeti hukuki altyapısı, belirli şartların yerine getirilmesi kaydıyla bu kolaylığı vatandaşlara sunmaktadır.
Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu ve ilgili yönetmelikler uyarınca, tarafların arabuluculuk sürecine telekonferans veya görüntülü görüşme sistemleriyle uzaktan katılması mümkündür. Görüşmelerin uzaktan yapılması durumunda, sürecin sonunda hazırlanan son tutanak ve anlaşma belgesinin nasıl imzalanacağı sorusu gündeme gelmektedir. Kanuni düzenlemeler, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na uygun olarak güvenli elektronik imza (e-imza) ile bu belgelerin imzalanmasına açıkça olanak tanımaktadır. Dolayısıyla, arabuluculuk görüşmelerinde elektronik imza ile anlaşma belgesi düzenlenmesi hukuken tamamen mümkündür.
Arabuluculukta elektronik imza kullanımı hem zamandan hem de mekandan tasarruf edilmesini sağlar. Tarafların farklı şehirlerde, hatta farklı ülkelerde bulunması durumunda süreç tıkanmaz. Sürecin güvenli yürütülebilmesi için uyulması gereken temel yasal kurallar ve adımlar ise şunlardır:
- Görüşmeye uzaktan katılan tarafların, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş hizmet sağlayıcılardan alınmış geçerli bir güvenli elektronik imza sahibi olması gerekir.
- Arabulucu tarafından hazırlanan arabuluculuk anlaşma belgesi (tarafların anlaştığı maddeleri içeren resmi evrak) UYAP veya ortak paylaşılan güvenli bir sistem üzerinden tarafların imzasına sunulur.
- Süreçte yer alan tüm tarafların ve arabulucunun belgeyi e-imza ile imzalaması zorunludur. Taraflardan birinin ıslak imza, diğerinin e-imza atması teknik olarak mümkündür; ancak belgenin bütünlüğü ve doğrulanabilirliği için her imza yönteminin kanuni şartları karşılaması gerekir.
- E-imza ile imzalanan anlaşma belgesi, ıslak imzalı bir belgeyle tamamen aynı hukuki sonuçları doğurur.
Elektronik imza ile imzalanan arabuluculuk anlaşma belgesi, tarafların haklarını koruma altına alır. Bu belgenin mahkeme ilamı (mahkeme kararı) hükmünde sayılabilmesi için gerekirse icra edilebilirlik şerhi (anlaşma belgesinin mahkeme kararı gibi icra olunabilmesini sağlayan resmi onay) alınabilir. Hem dava şartı arabuluculuk (dava açmadan önce kanunen gidilmesi zorunlu olan süreç) süreçlerinde hem de ihtiyari arabuluculuk (tarafların kendi isteğiyle başvurduğu süreç) süreçlerinde e-imza aktif olarak kullanılabilmektedir.
İşçi Alacaklarında Arabuluculuk Başvurusu Zamanaşımını Durdurur Mu? yazımızı okumak için
Olay: İstanbul’da faaliyet gösteren bir şirkette çalışan ve ikametgahı Gaziantep’te bulunan yazılımcı Ahmet Bey, iş sözleşmesinin feshedilmesinin ardından kıdem tazminatı ve ödenmeyen fazla mesai alacakları için arabuluculuk başvurusu yapmıştır. İşveren şirketin merkezi ve yetkilileri İstanbul’da, işçi Ahmet Bey ise Gaziantep’tedir. Tarafların fiziki olarak bir araya gelmesi hem yol masrafı yaratacak hem de zaman kaybına yol açacaktır.
Süreç ve Çözüm: Arabulucu, tarafların onayını alarak görüşmeleri sesli ve görüntülü iletişim sistemi üzerinden uzaktan gerçekleştirmiştir. Yapılan müzakereler sonucunda taraflar belirli bir tazminat tutarı üzerinde uzlaşma sağlamıştır. Arabulucu, dijital ortamda anlaşma belgesini hazırlamış ve taraflara iletmiştir. Ahmet Bey Gaziantep’teki evinden, şirket yetkilisi ise İstanbul’daki ofisinden kendilerine ait güvenli elektronik imza ile belgeyi imzalamıştır. Son olarak arabulucu da kendi e-imzasını ekleyerek süreci sonlandırmıştır. Hazırlanan bu e-imzalı belge, UYAP sistemine kaydedilmiş ve taraflar hiçbir seyahat masrafına katlanmadan, hukuken %100 geçerli bir anlaşma belgesine sahip olmuştur.
Sıkça Sorulan Sorular
Mobil imza (m-imza) ile arabuluculuk belgesi imzalanabilir mi?
Evet, GSM operatörleri aracılığıyla sağlanan mobil imza da 5070 sayılı Kanun kapsamında güvenli elektronik imza ile aynı hukuki niteliğe sahiptir. Bu nedenle arabuluculuk anlaşma belgesi mobil imza ile de imzalanabilir.
E-imza ile imzalanan arabuluculuk belgesi kaybolursa ne olur?
Elektronik imzalı belgelerin aslı dijital dosyadır. Bu belge UYAP sisteminde ve arabulucunun arşivinde güvenli bir şekilde saklanır. Kağıt çıktısı alınsa bile belgenin doğrulaması e-devlet veya UYAP üzerinden üzerindeki barkod/kodlar ile yapılabilir, bu yüzden kaybolma riski yoktur.
Taraflardan birinin e-imzası yoksa uzaktan arabuluculuk yapılabilir mi?
Uzaktan görüşme yapılabilir ancak imza aşamasında e-imzası olmayan tarafın ıslak imza atması gerekir. Bu durumda belge kargo yoluyla taraflara gönderilerek imzalatılabilir ya da e-imzası olmayan taraf bulunduğu yerdeki bir arabulucu vasıtasıyla imza işlemini tamamlayabilir.
Bu makale yalnızca bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki tavsiye niteliği taşımaz. Hukuki süreçlerinizde ve arabuluculuk görüşmelerinde hak kaybına uğramamak için uzman bir avukattan profesyonel destek almanız tavsiye edilir.
