Uzaktan Arabuluculuk Süreci ve Online Görüşme Yöntemleri
Günümüz iş ve ticaret dünyasında tarafların aynı şehirde bulunmaması sıklıkla karşılaşılan bir durumdur. Hukuki uyuşmazlıkların çözümünde mahkeme sürecine girmeden önceki en önemli adım olan arabuluculuk, farklı şehirlerde yaşayan taraflar için de son derece esnek ve pratik çözümler sunmaktadır. 6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu, tarafların fiziki olarak aynı ortamda bulunamadığı durumlar için teknolojik imkanların kullanılmasına açıkça izin vermektedir.
Taraflar farklı şehirlerde veya yurt dışında olduğunda, süreç temel olarak iki ana yöntemle yürütülür. İlk yöntem, tarafların kendi bulundukları yerdeki bir avukat aracılığıyla temsil edilmesidir. İkinci ve en çok tercih edilen yöntem ise sesli ve görüntülü iletişim sistemleri (Zoom, Skype, Microsoft Teams, UYAP altyapısı vb.) kullanılarak yapılan uzaktan arabuluculuk görüşmeleridir. Bu yöntem sayesinde taraflar yol masrafı yapmadan, zaman kaybetmeden ve oturdukları yerden hukuki uyuşmazlıklarını çözüme kavuşturabilirler.
Uzaktan yürütülen arabuluculuk süreçlerinde dikkat edilmesi gereken temel kurallar ve işleyiş adımları şunlardır:
- Ortak Karar ve Muvafakat: Uzaktan görüşme yapılabilmesi için tarafların ve arabulucunun bu yöntem üzerinde mutabık kalması gerekir.
- Kimlik Doğrulama: Toplantı başında arabulucu, ekrandaki kişilerin taraflar veya yetkili vekilleri olduğunu kimlik kontrolü ile teyit eder.
- Gizlilik İlkesinin Korunması: Görüşmeler esnasında odada üçüncü kişilerin bulunmaması ve hiçbir şekilde ses ve görüntü kaydı alınmaması kanuni bir zorunluluktur.
- E-İmza veya Mobil İmza Kullanımı: Toplantı sonucunda düzenlenen tutanaklar, taraflarca elektronik imza ile imzalanabilir veya fiziki imza için kargo yoluyla taraflara ulaştırılır.
İşçi alacakları, ticari uyuşmazlıklar veya kira davaları gibi konularda dava şartı arabuluculuk (dava açmadan önce kanunen gitmesi zorunlu olan süreç) başvurusu yapıldığında yetki kuralları önem kazanır. Kural olarak başvuru, karşı tarafın yerleşim yerindeki veya uyuşmazlığın doğduğu yerdeki arabuluculuk bürosuna yapılır. Ancak taraflar ortak bir arabulucu üzerinde anlaşırlarsa, Türkiye’nin hangi şehrinde olduğunun bir önemi kalmaksızın o arabulucu süreci uzaktan yürütebilir.
Arabuluculuk Sürecine Hastalık Nedeniyle Katılamama yazımızı okumak için
Görüşmelerin sonunda anlaşma sağlanırsa hazırlanan anlaşma belgesi, mahkeme kararı gibi güçlü bir hukuki sonuç doğurur. Taraflar bu belgeye dayanarak icra edilebilirlik şerhi (anlaşma metninin mahkeme kararı gibi resmi olarak zorla uygulanabilmesini sağlayan mahkeme onayı) alabilirler. Uzaktan yürütülen süreçlerde de bu haklar aynen korunur ve tarafların hak kaybına uğramasının önüne geçilir.
Olay: İstanbul’da faaliyet gösteren bir tekstil firmasında 5 yıl boyunca çalışan tekstil mühendisi Ahmet Bey, işten ayrıldıktan sonra memleketi olan Gaziantep’e yerleşmiştir. Ahmet Bey, kıdem tazminatı, ihbar tazminatı ve ödenmeyen fazla mesai ücretlerinin tahsili için eski işvereni ile görüşmek istemiş ancak taraflar arasında mutabakat sağlanamamıştır. Ahmet Bey, dava açmadan önce kanuni zorunluluk gereği işçi alacakları için arabuluculuk başvurusunda bulunmak durumundadır. Ancak eski işveren İstanbul’da, Ahmet Bey ise Gaziantep’tedir. Karşılıklı seyahat etmek hem masraflı hem de zaman alıcıdır.
Çözüm ve Süreç: Ahmet Bey, İstanbul’daki arabuluculuk bürosuna başvuruyu yaptıktan sonra görevlendirilen arabulucuya Gaziantep’te ikamet ettiğini ve toplantıya uzaktan katılmak istediğini beyan etmiştir. İşveren tarafı da bu durumu kabul etmiştir. Arabulucu, her iki taraf için ortak bir gün ve saat belirleyerek güvenli bir görüntülü konuşma bağlantısı oluşturmuştur.
Belirlenen saatte İstanbul’daki işveren yetkilisi, Gaziantep’teki Ahmet Bey ve arabulucu online toplantı odasında bir araya gelmiştir. Yaklaşık 2 saat süren müzakerelerin ardından taraflar toplam 150.000 TL ödeme yapılması hususunda el sıkışmışlardır. Toplantı sonunda hazırlanan arabuluculuk anlaşma tutanağı, arabulucu tarafından taraflara kargo ile gönderilmiş, taraflar fiziki olarak imzaladıktan sonra süreç başarıyla tamamlanmıştır. Ahmet Bey, seyahat masrafı yapmadan ve en geç 3-4 hafta içinde alacağına kavuşmuştur.
Sıkça Sorulan Sorular
1. Farklı şehirdeki arabuluculuk toplantısına telefonla katılmak mümkün müdür?
Evet, mümkündür. Ancak sürecin sağlıklı yürütülebilmesi, kimlik tespiti ve müzakerelerin etkinliği açısından sadece sesli değil, görüntülü ve sesli iletişim sistemlerinin (online toplantı programları) kullanılması öncelikle tercih edilmektedir. Teknolojik imkansızlık durumunda telefonla katılım da sağlanabilir.
2. Uzaktan yapılan arabuluculuk toplantısında tutanaklar nasıl imzalanır?
Görüşme sonunda düzenlenen son tutanak, taraflarda güvenli elektronik imza (E-imza) varsa e-imza ile imzalanarak arabulucuya iletilebilir. E-imza bulunmayan durumlarda ise arabulucu tutanakları taraflara kargo yoluyla ulaştırır; taraflar imzalarını atarak evrakı arabulucuya geri gönderirler.
3. Karşı taraf başka bir şehirde, başvuruyu kendi şehrimden yapabilir miyim?
Dava şartı olan uyuşmazlıklarda başvuru kural olarak karşı tarafın yerleşim yerindeki adliye bürosuna yapılmalıdır. Ancak uyuşmazlığın tarafları, başka bir şehirdeki belirli bir arabulucu üzerinde ortak olarak anlaştıklarını beyan ederlerse, o arabulucu üzerinden kendi şehrinizden çıkmadan da süreci başlatıp uzaktan yürütebilirsiniz.
4. Online arabuluculuk görüşmelerinde gizlilik nasıl sağlanır, kayıt alınır mı?
Arabuluculuk sürecinin en temel kuralı gizliliktir. Uzaktan yapılan görüşmelerde de tarafların ekran başında yalnız olmaları ve ortamda üçüncü kişilerin bulunmaması gerekir. Toplantının hiçbir şekilde sesli veya görüntülü kaydının alınması yasaktır. Kayıt alan veya bunu paylaşan kişiler hakkında kanuni cezai yaptırımlar uygulanır.
Bu makale yalnızca bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki tavsiye niteliği taşımaz. Hukuki süreçlerinizde ve arabuluculuk görüşmelerinde hak kaybına uğramamak için uzman bir avukattan profesyonel destek almanız tavsiye edilir.
